Por EloInsights
- Tecnologias low code, que demandam pouca ou nenhuma programação, amadureceram nos últimos anos, possibilitando sua aplicação à disciplina de gestão por processos;
- Desse cruzamento, surge a automação de processos. Automatizar o uso de tecnologias que permitem que a gestão por processos seja feita de maneira sistematizada, de forma robusta e rápida;
- Método de automação elaborado pela EloGroup permite que em 30 dias uma organização parta de um desejo de transformação digital para um sistema totalmente funcional, homologado e em produção.
A automação de processos é oriunda da união entre a disciplina de gestão por processos e o universo “low code”, referência no inglês para a menor dependência de conhecimento de código para elaborar determinados programas.
Nas últimas décadas, sistemas que aceleram o desenvolvimento de software, ao entregar elementos “pré-programados”, cresceram em popularidade. Se antes você precisava escrever do zero o código de um determinado formulário, agora as plataformas incluem um gerador de formulário.
O mesmo para bancos de dados, que hoje já conectam front-end com back-end de forma muito mais simples e segura, garantindo alta performance.
“É uma tecnologia e um mindset que ajuda você a entender a lógica daquele problema de negócios, e a formatar uma solução”, explica Leonardo Haag, gerente sênior da EloGroup. “Processos automatizados vem do mundo em que as tecnologias low-code amadureceram. Essas plataformas surgiram para pegar a disciplina de gestão por processos e transformá-la em sistema. Elas oferecem recursos para que essa disciplina possa ser feita de forma sistematizada.”
Não basta criar um formulário – é preciso também fazer uma análise daquele processo em que o formulário está envolvido. “Esse é o pano de fundo sobre como automatizar processos”, explica Haag. “É uma tecnologia que suporta uma gestão por processo.”
O amadurecimento dessas tecnologias permite o ganho de velocidade e consistência nas implementações, e há também uma grande comunidade de desenvolvedores trabalhando naquele produto para melhorar desempenho e usabilidade.
“Tecnologias que antes faziam apenas workflow [ou fluxo de trabalho] viraram BPMS [Business Process Management Suite]; e depois IBPMS, abrangendo processos inteligentes; e depois ainda DPA [Digital Process Automation]. Ou seja, essas tecnologias vieram para trazer mais repertório, e para solucionar mais problemas de negócio”, explica Haag.
Neste insight iremos explorar um método de 8 etapas criado pela EloGroup para realizar a automação de processos de maneira efetiva. Confira!
Como automatizar processos em 8 etapas: o método EloGroup
Dentro da EloGroup o método de automação de processos que garantiu a implementação bem-sucedida de dezenas de projetos surgiu ainda em 2017, e desde então vem sendo lapidado e melhorado a partir dos contínuos aprendizados que vêm do uso em diferentes contextos.
O uso de um sistema de “time box” – que determina um limite de tempo bem definido para cada projeto – foi importante para o sucesso do método. “Trabalhar com um time box foi fundamental; no início achávamos que fazer de forma paralela seria melhor, mas não. O método antigo era bom, mas não escalável o suficiente. Então passamos por um aprendizado para entender e definir como automatizar processos com esse método novo.”
Ele explica, passo a passo, como essa metodologia funciona na prática, desde o desejo do cliente de ter processos automatizados até a entrega de uma primeira versão completamente funcional, pronta para entrar em produção em 30 dias.
As 8 etapas são:
- Iniciação – A vontade de realizar uma transformação digital
- Identificação de necessidades e enquadramento técnico – Vontade traduzida em requisitos a serem implementados
- Desenvolvimento do protótipo funcional
- Apresentação e ajustes do protótipo
- Testes do protótipo – Protótipo testado e definição do escopo final
- Transformação digital – Protótipo e escopo transformados na V1
- Homologação – V1 homologada
- Liberação do pacote – V1 homologada e implantada em ambiente de produção
1. Iniciação
Quando falamos sobre como automatizar processos, a iniciação é a etapa em que a empresa percebe uma oportunidade de ter seu fluxo automatizado de alguma maneira, e surge assim a vontade de fazer uma transformação digital.
Nesta etapa inicial, o processo é estudado em diferentes aspectos – por exemplo, qual é a proposta dele? Qual o volume dele? Qual o tamanho da demanda por ele? Qual é a quantidade de pessoas envolvidas em suas etapas? Essas são algumas das variáveis que impactam o desenho da automação.
Esse primeiro passo é essencial para buscar um novo paradigma de trabalho e de pensamento dentro da empresa, e envolve projetar o futuro da empresa com bases sólidas e alta competitividade.
2. Identificação de necessidades e enquadramento técnico
A identificação de necessidades é o início do desenho do que será uma possível solução. São mapeadas as necessidades de negócio que correspondam ao desejo inicial, bem como as integrações pertinentes entre sistemas, campos de formulários e outros pontos relacionados ao escopo funcional esperado do projeto.
É nesse momento que a análise é aprofundada ao nível de o projeto ser encaixado em uma das esteiras do “time box”. Existem projetos que duram de duas a quatro semanas, e dependendo da complexidade, até dois meses. Isso garante uma visibilidade do tamanho desse processo; forma-se aí um grande rascunho.
Como o projeto em si ainda não começou, várias dessas iniciações podem ser realizadas de forma paralela. “Assim eu crio uma cultura ágil”, diz Haag. “Precisamos de um envolvimento integral do cliente, afinal ele não sabe como automatizar processos. É feito um tipo de pacto. Combinamos dias em que precisaremos deles na agenda. É uma grande preparação, em que informamos a maneira como será feito o trabalho, definimos quem será envolvido, etc. Explicamos o que está por vir.”
Há uma imersão que tem como objetivo levantar os requisitos daquele processo: quais atividades serão automatizadas, comportamentos de formulários, regras específicas. É feito um enquadramento técnico que leva à decisão sobre qual é a melhor solução. Essa solução é definida e depois aprovada com o cliente, que dá a confirmação formal para a próxima etapa: o desenvolvimento de um protótipo da automação de processos.
3. Desenvolvimento do protótipo funcional
Com todas as informações a respeito do processo a ser automatizado, uma solução definida e a aprovação do cliente, inicia-se a produção de um protótipo funcional do sistema, ou seja, uma versão preliminar da solução a ser implementada.
Um protótipo para automação de processos precisa ser 100% funcional, pois será submetido a testes com dados reais, a fim de aproximar ao máximo seu uso da experiência final.
Ele deve ser construído com base em modularidade e permitir alterações rápidas e testes isolados de comportamento. Isso reduz o tempo de iteração e torna a identificação de problemas mais acessível e simples.
É necessário também configurar logs e mecanismos de monitoramento do protótipo, assim é possível analisar sua performance e validar seus comportamentos na etapa de teste, a ser realizada mais para frente.
Por isso, ele passa por etapas como a escolha de ferramentas, modelagens de fluxo e detalhes de interface e interação, ainda que em uma fase inicial.
4. Apresentação e ajustes do protótipo de automação de processos
Com uma primeira versão desenvolvida, o protótipo deve ser apresentado para todas as áreas que estarão envolvidas na transformação. Não há como automatizar processos sem o conhecimento e a contribuição de todos que trabalharão diante desse novo fluxo.
Essa apresentação deve ter um nível teórico profundo, mas também prático, provando a funcionalidade do protótipo e abrindo espaço para questionamentos e melhorias que façam sentido e ofereçam uma operação ágil. É aí que são obtidos os ajustes necessários.
“Com o protótipo funcional apresentado, surge uma lista de ajustes realistas, precisos, pois promove experiência com dados reais. No caso de exceções, permite saber como elas se comportam”, aponta Haag.
5. Teste do protótipo
Feitos os ajustes, o protótipo passa por um teste prático. É o primeiro momento em que ele será realmente aplicado no fluxo de trabalho para que a operação conte com os processos automatizados em um nível primário.
As informações obtidas a partir do teste devem ser analisadas com foco em evitar gargalos e atrasos em etapas específicas, falhas em integrações e também cenários e exceção e falhas controladas. A automação de processos deve ser resiliente e os mecanismos de contingência devem ser ajustados, se necessário.
Nessa etapa, é importante que todos os atores envolvidos naquele processo sejam integrados nos testes para que haja um amadurecimento da cultura de trabalho e o processo possa ser amadurecido, completando assim a lista do que precisa ser corrigido para a V1.
6. Transformação digital
Com base nos resultados dos testes e após a realização dos ajustes é criada uma primeira versão do sistema a ser utilizado, chamada de v1. Essa versão já é o sistema automatizado completo.
Entende-se por transformação digital pois é o primeiro momento em que a empresa verá o seu fluxo de trabalho operando por meio de um sistema automatizado, digital de fato.
No entanto, antes de ser colocado em uso, ainda há a etapa de homologação.
7. Homologação
A homologação é a reta final da criação do sistema de automação de processos. É uma das etapas mais críticas, se não a mais crítica, do ciclo de desenvolvimento. Ela ocorre após a implementação de todos os ajustes e testes internos.
Nesse momento o sistema é validado com a participação de todas as equipes envolvidas e responsáveis pelo negócio a ser automatizado. A ideia é garantir que o software atende aos requisitos e já pode ser, de fato, produzido.
São feitos testes finais de funcionalidade, integração, usabilidade e também, novamente, em cenários reais. “Funciona como uma sala de guerra”, explica Haag. “Só saímos dela depois de homologar. Nessa etapa, não são mais discutidas novas funções ou requisitos. No caso dos projetos com time box de 30 dias, a homologação dura dois dias. É a hora em que se fecha o compromisso.”
8. Liberação do pacote
Depois que o sistema para os processos automatizados é homologado, ele finalmente segue para o estágio de produção. Aqui também é o momento de fazer a documentação técnica que reúne todas as regras de negócios implementadas, e testes de carga, caso necessários – para garantir a estabilidade mesmo em cenários de alta demanda.
Enfim, o serviço é colocado em ambiente produtivo. “Dessa maneira, conseguimos partir de uma vontade de automação para uma primeira versão homologada e implantada em ambiente de produção. Ela está apta a ser usada”, finaliza Haag
